مقالات

نظام پیشنهادها در برگیرنده مشخصه‌های مهم تحول اداری

محمدسعید پیمانپور  ۱۳۹۴/۱۲/۱۰

نظام پیشنهادها در برگیرنده مشخصه‌های مهم تحول اداری

 

به لحاظ ضرورت‌های تحول اداری و لزوم تحول مستمر در سازمان‌های دولتی باید بیشتر از نیروهای داخل هر مجموعه برای اصلاح امور استفاده شود. نظام پیشنهادها ابزار مفیدی برای تحول درونی و مستمر سازمان‌ها است و موجب مشارکت عمومی کارمندان می‌شود. با این حال ساختار کهن و رکود نسبی سیستم اداری باقی‌مانده از دوران گذشته با ماهیت پویای نظام پیشنهادها مطابقت ندارد و باید موانعی که فراروی اجرای نظام پیشنهادها است شناسایی و حتی‌المقدور رفع شود.

نظام پیشنهادها را می‌توان یک راهکار برای فریضه امر به معروف و نهی از منکر تلقی کرد. بنابراین تطبیق این فریضه با نظام پیشنهادها و همچنین تلفیق آن با اصل 104 قانون اساسی (که تشکیل شوراهای اداری را توصیه می‌کند) می‌تواند این شیوه مدیریتی را با قوانین ملی و فرهنگ مردمی هماهنگ سازد و موجب بالندگی و رشد مطلوب‌تر نظام پیشنهادها یا شوراهای اداری شود.

منظور از نظام پیشنهادها، مشورت و تبادل نظر بین کارمندان و مدیران است که به صورت ابزاری بین لایه‌های هرم قدرت در نظر گرفته می‌شود تا انگیزه بهبود و تحول در همه افراد سازمان فراگیر شود و عملکرد و وضعیت سازمان‌های دولتی بهبود یابد.

برای اجرای نظام پیشنهادها در سازمان‌های دولتی اول باید موانعی را که برای اجرای آن وجود دارد رفع کرد. نیز برای هریک از سازمان‌ها و مجموعه‌های دولتی، آیین‌نامه مناسبی بر حسب ساختار، وظایف و وضعیت سازمان تهیه شود و به دست افراد مطلع و معتمد به اجرا درآید.

ارتباط تحول اداری با نظام پیشنهادها

تحول اداری، فرآیندهای متعددی همچون مشارکت عمومی کارکنان، اصلاح ساختارهای اداری، تناسب وظایف و اختیارات، توانمندسازی کارکنان و مدیران، پاسخگویی دولتمردان در مقابل شهروندان، نظارت بر نظام اداری و توسعه شیوه‌های اطلاعاتی را دنبال می‌کند. به نظر می‌رسد مهم‌ترین رکن برای پیشبرد تحول اداری، تغییر آن از سیاست‌های برونی و دستوری، به الگوها و روش‌های درونی است؛ یعنی روش‌هایی که از داخل هر سازمان نشأت گرفته باشد. برای شرح این مطلب به سه مشخصه مهم تحول اداری اشاره می‌شود:

الف) تحول فرآیندی مستمر است. زیرا جامعه انسانی از جهات مختلف علمی، اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و اجتماعی تغییر می‌کند. به‌ویژه در عصر ما تحولات سرعت روزافزون دارد. به طوری که «پیتر دراکر» می‌گوید در جهانی که دستخوش تحول و دگرگونی است و امنیت آن هر روز در معرض تهدید است ابداع و ابتکار تنها راه بقاست.

ب) نوع تحولات مورد نیاز در سازمان‌های مختلف به‌شدت متفاوت است. این تفاوت به خاطر اختلاف سازمان‌ها از لحاظ وظایف، امکانات، سطح معلومات علمی و تجربی، ساختارها و قوانین ایجاد می‌شود.

ج) برای شناسایی و رفع مشکلات هر سازمان باید بیش از پیش به افراد همان سازمان اتکا کرد. زیرا نیروهای داخل سازمان، هم به مشکلات به صورت عینی و روزمره برخورد می‌کنند و هم شناخت بیشتری به وظایف و روابط رسمی و غیررسمی دارند. در ضمن استفاده از تجربیات و نظرات ایشان موجب دلگرمی و افزایش توجه آنها به اصلاح امور می‌شود و حتی اگر بدانند چرا نظر اصلاحی آنان قابل اجرا نیست باز هم به علم و بینش آنها نسبت به محیط خود افزوده می‌شود و با درک بهتر کار می‌کنند.

نظام پیشنهادها هر سه مشخصه فوق را به‌خوبی پوشش می‌دهد. امور فنی و اداری امروزه تنوع و پیچیدگی‌های زیادی یافته است و پاسخ به اظهار نظر افراد مختلف در چگونگی اداره امور و استفاده از افکار همگان نیازمند همکاری و بررسی کارشناسی است. همچنین از نظر فرهنگ دینی به نظر می‌رسد می‌توان نظام پیشنهادها را یک راهکار منظم برای فریضه امر به معروف و نهی از منکر تلقی کرد. تشکیل شوراهایی مرکب از کارمندان و مدیران برای تأمین قسط اسلامی، همکاری در تنظیم برنامه‌ها و هماهنگی در پیشرفت امور نیز لازم است. با وجود تشکیل شوراهای صنفی و شهری تاکنون شوراهای اداری تشکیل نشده است. لذا پیشنهاد می‌شود با تلفیق مبانی نظام پیشنهادها و اصل 104 قانون اساسی و همچنین مفاهیم عالی امر به معروف و نهی از منکر، تحول اداری را در مسیر مناسب قرار دهیم و نظام پیشنهادها را با قوانین ملی و عقاید و فرهنگ عمومی همراه و هماهنگ سازیم.

پیش‌نیاز اجرای نظام پیشنهادها

نظام پیشنهادها به طور کلی مبتنی بر اخذ نظر و پیشنهاد از افراد درباره چگونگی بهبود کارها و فعالیت‌ها، بررسی نظرات اخذ شده به وسیله افراد مطلع و معتمد، اجرای نظرات قابل قبول و بالاخره قدردانی از پیشنهاد دهندگان است که همگی این امور وسیله‌ای برای تحول اداری و ارتقای کیفی و کمی فعالیت‌ها است. از سوی دیگر به نظر می‌رسد سازمان‌های ما اساساً متناسب با اصل تحول‌پذیری طراحی نشده‌اند و معمولاً ساختاری با انعطاف اندک، مدیریت با اختیارات محدود، وظایف غیرشفاف، قوانین مطرح‌نشده و بودجه محدود و غیرقابل انعطاف دارند. بنابراین برای تحول اداری باید شرایط و معیارهای اصلی را تعریف کنیم که سازمان‌ها بتوانند یک مجموعه منسجم تشکیل دهند. همچنین باید از قوانین و محدودیت‌های دست و پاگیر بکاهیم. به هر حال این محدودیت‌ها که رفع آنها جزو اهداف تحول اداری است عامل محدودکننده نظام پیشنهاده به شمار می‌رود و رفع آنها الزامی است.

در زیر این محدودیت‌ها و دیگر مقدمات اجرای نظام پیشنهادها شرح داده می‌شود.

1-  اظهار پیشنهاد نیازمند ابتکار عمل یا نقد وضع موجود است و بنابراین باید روابط مدیران و کارمندان تا حدی صمیمی و قانونمند باشد که کارمند توان نقد و اظهار نظر سازنده و صریح را داشته باشد. یعنی کارمندان بتوانند با آرامش خاطر نظرات خود را اظهار کنند. (البته با حفظ مقررات و سلسله‌مراتب و شرایط امر به معروف و نهی از منکر) و مدیران نیز انتقادپذیری را در خود و زیردستان تقویت کنند و سخن حق را بپذیرند هرچند بر خلاف میل و یا عادت آنها باشد. بنیانگذار جمهوری اسلامی ایران، امام خمینی (ره) می‌فرمایند: دولت‌ها باید کاری بکنند که جلب نظر ملت‌ها را بکنند. همه دولت‌ها باید برگردند و خاضع بشوند در مقابل ملت.

2-  کمبود حقوق و مزایای بیشتر کارمندان موجب کم شدن توجه آنان به وظایف اداری خود، از جمله بررسی روش‌های اصلاحی می‌شود. لذا پیش‌بینی می‌شود بیشتر نهادها در اوایل اجرای نظام پیشنهادها متوجه وضعیت مالی و رفاهی آنان خواهند بود و باید این پیشنهادها نیز در چارچوب نظام پیشنهادها پیگیری شود.

3-  بررسی برخی پیشنهاده نیازمند مطالعات کارشناسی نسبتاً مفصل یا انجام تحقیقات فنی مربوط به آن است. گاهی نیز موضوع پیشنهادی مرتبط با فعالیت‌های مراکز تحقیقاتی نیست یا نیازمند تحقیقات نسبتاً کوچک است. لذا باید کمیته‌های نظام پیشنهادها اجازه صرف هزینه برای تحقیقات موردی و نسبتاً کوچک روی برخی پیشنهادهای جالب را داشته باشند.

4- با پذیرش پیشنهادها و امتیازبندی آنها باید از پیشنهاد قدردانی شود که طریقه رایج آن اعطای مزایای مالی است، به طوری که مبلغ پاداش متناسب با اهمیت و تاثیر پیشنهاد و زحمات پیشنهاددهنده باشد و هچنین پاداش در فاصله زمانی مطلوب (نسبتاً‌کوتاه) باید پرداخت شود. ضروری است سازوکار اجرایی آن در آیین‌نامه نظام پیشنهادها تبیین گردد.

5-  در اجرای نظام پیشنهادها چنانچه پیشنهادی به هر علت قابل پذیرش نباشد، باید علت نپذیرفتن پیشنهاد رسماً و به صورت واضح به پیشنهاد دهنده اعلام شود. این کار او را توجیه می‌کند و مانع ناامیدی او از ادامه کار می‌شود.

6- با اجرای نظام پیشنهادها در یک اداره سازمانی، گاهی پیشنهادهایی مطرح می‌شود که موجه و مثبت به نظر می‌رسد ولی اجرای آنها در حیطه اختیارات آن واحد نیست (موانع قانونی یا آیین‌نامه‌ای برای اجرا نشدن آن وجود دارد. در این صورت به جای دفع پیشنهاد به علت وجود مانع قانونی، بهتر است موضوع به مرجع ذیصلاح ارجاع و خواسته شود که در صورت صلاحدید، موضوع پیشنهاد را در بازنگری قوانین مربوطه لحاظ کنند و یا علت رد آن را توضیح دهند. البته این حالت باید با طی مراحل و مراتب اداری صورت پذیرد.

بنابراین، نظام پیشنهادها باید در سطوح مختلف مطرح و اجرا شود تا چنان چه پیشنهادی در سطح یک اداره قابل قبول تلقی شده است ولی اجرای آن به تصمیم‌گیری در اداره دیگر یا مرجع بالاتر نیاز دارد، پیشنهاد مزبور به کمیته ذیربط در اداره دیگر یا سطح بالاتر منعکس شود و قابل پیگیری باشد.

با این حال در کشور ما فرآیند اصلاح قوانین و آیین‌نامه‌ها حتی قوانین عادی دشوار است و از آن دشوارتر یافتن مرجع قانونگذار است که به شبهات وارده پاسخ گوید. به عنوان مثال فرض کنید درباره بخشنامه صادره از سوی سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، روش بهتری در یک اداره دولتی مطرح شود. در این صورت انعکاس موضوع به سازمان و اصلاح آن، چه مراحل و مدتی را باید طی کند و آن سازمان در چه مهلتی به اصلاحات پیشنهاد شده پاسخ خواهد داد؟

بنابراین شایسته است سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور خود پیشگام و الگوی تحول اداری و اجرای نظام پیشنهادها باشد.

 

 

 

 

 

 

 

تاریخچه و اهداف نظام پیشنهادات

تاریخچه:

در گذشته کارها ساده، ارتباطات محدود و تنوع و پیچیدگی وظایف کم بود. اما امروزه مدیران با توجه به کارهای تخصصی، ارتباطات وسیع و پیچیدگی وظایف برای بقا و پیشرفت سازمان با چالش هایی متفاوت از گذشته روبرو هستند. یکی از روش های مدیریت برای رفع این چالش ها، مدیریت مشارکتی است.

اصل مشورت با آگاهان و استفاده از نظرات ایشان و همچنین حفظ کرامت و احترام به آنها و مشارکت در عقول دیگران از اصول اساسی مدیریت و مورد تاکید در اسلام است، بر این اساس در هر مؤسسه و سازمانی همواره می توان بر انجام اموربه راه حل هایی بهتر و مؤثرتر از آنچه در حال انجام است دست یافت.

نظام پیشنهادات یکی از روش های انسان محور، برای ارتقاء بهره وری است. نظام پیشنهادات سیستم مدونی است که برای جلب مشارکت کارکنان در تحقق اهداف سازمان  میتوان بهره جست.  در واقع با استفاده از نظام پیشنهادات ، محیطی در سازمان بوجود می آید که کارکنان، مشتریان و کلیه افرادی که با سازمان در ارتباط هستند از عالیترین رده سازمانی تا پایین ترین سطح آن ، نظرات ، ایده ها و پیشنهادهای خود را در زمینه حل مشکلات و نارسایی ها و ایجاد بهبود مستمر در فعالیت های سازمان ارائه نمایند.

ژاپن اولین کشوری بود که نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات را در سال 1721 و به گونه ای استراتژیک و بنیانی مطرح و پیاده نمود و در سایر کشورها نیز به سرعت توسعه یافت. نظام یاد شده در ایران نیز از سال های ابتدایی دهه 1370 در بخش صنعت و برخی بخش های دیگر به کار گرفته شد.

 ........................................................................................................

سابقه نظام پیشنهادات در وزارت بهداشت:

در سال 1378نظام پیشنهادات در مرکز توسعه مدیریت و تحول اداری وزارت بهداشت تشکیل گردید. در سال 1382 هدایت فعالیت های نظام پیشنهادات به روابط عمومی محول شد. کسب رتبه برتر در اجرای نظام پیشنهادات در بین کلیه دستگاه های اجرایی کشور از افتخارات وزارتخانه بود.بر اساس مفاد مصوبه  شماره 4221/44196 مورخ 14/1/1389 معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور، اجرای نظام پیشنهادات به شورای تحول اداری محول گردید.

اهداف استقرار نظام پیشنهادات:

  • تلاش برای جلب مشارکت کارکنان در فرایند تصمیم گیری ها
  • تقویت فرهنگ به اشتراک گذاشتن ایده ها
  • پدید آوردن فضای مناسب برای شکوفا کردن و بهره گرفتن از اندیشه و تجارب کارکنان و افزایش میزان تعلق و دلبستگی آنان به محیط کار
  • فراهم آوردن فضای آزاد و سالم برای طرح و نقد اندیشه و وسعت دادن به میزان آگاهی ها و توانایی های کارکنان از راه دریافت نظران، پیشنهادها و ارزشابی و نقد آنان
  • ایجاد انگیزه های معنوی و مادی برای برانگیختن و به کار گرفتن توان بالای اندیشیدن و پدید آوردن راه کارهای سازنده از سوی کارکنان
  • فراهم آوردن زمینه مشارکت مردم در پیشبرد اهداف بخش سلامت و آموزش پزشکی
  • کاهش هزینه های جاری، بهبود روندهای عملیاتی و افزایش بهره وری

 

 

 

 

 

محمد سعید پیمانپور کارشناس مسئول بازرسی

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


برای نظر دادن ابتدا باید به سیستم وارد شوید. برای ورود به سیستم اینجا کلیک کنید.