مقالات

نظارت و بازرسی در اسلام

محمدسعید پیمانپور  ۱۳۹۲/۱۲/۲۴

 

نظارت و بازرسی در اسلام

محمد سعید پیمانپور

کارشناس مسئول اداره بازرسی و پاسخگویی به شکایات

یکی از ضرورت ها و نیازهای اجتناب ناپذیر در یک مدیریت سالم و کارآمد ، وجود یک سیتسم کامل و دقیق نظارت و بازرسی است . البته ضرورت وجود سیستم نظارت به معنای نداشتن اعتماد به کارکنان سازمان نبوده وسفارش به داشتن یک سیستم قوی نظارتی نیز به معنای توصیه به نداشتن اعتماد به کارکنان سازمان نیست ، بلکه باید در یک عبارت کوتاه گفت که:

 " اعتماد در سازمان خوب است ولی نظارت لازم است " و این دو منافات و تضادی با هم ندارند چرا که نظارت ، تنها جستجو برای دستیابی به نقاط ضعف و کاستی های کارکنان نیست بلکه در نظارت هم باید دنبال نقاط ضعف و کاستی ها ی افراد باشیم و هم دنبال نقاط قوت و توانایی آنان ، چون شناخت نقاط مثبت و استعدادها و توانایی های افراد نقش بسزایی در بالابردن کارآیی سازمان دارد . در این مقاله به این مسئله اشاره شده که نظارت بر عملکرد انسان ها یکی از سنت های ثابت الهی است و خداوند متعال همواره ناظر اعمال انسان هاست .

نظارت در مدیریت

یکی از ضرورت ها در موفقیت برنامه های سازمان ها ، وجود یک نظام دقیق نظارتی است و انجام فعالیت های سازمان همراه با موفقیت نخواهد بود مگر آنکه نظارت و بازرسی های لازم نسبت به آن به عمل آمده باشد . وجود یک نظام نظارتی در سازمان ، مدیریت را نسبت به نحوه تحقق هدف ها و انجام عملیات آگاه ساخته و اورا قادر میسازد که پیگیری های لازم را انجام دهد .

سازمان بدون داشتن یک سیستم دقیق نظارتی ، نمی تواند به تمام اهداف مورد نظر خود دست یافته و از امکانات و منابع موجود به نحو موثر و درست استفاده کند . اطمینان از اینکه اجرای برنامه و هدایت آن درست انجام می شود و در صورت مشاهده انحراف ، برای تصحیح آن اقدام لازم به عمل می آید ، نیازمند یک سیستم موثر و دقیق نظارتی است . بنابراین یکی از وظایف اساسی، مدیر ، نظارت وکنترل است که البته این وظیفه با سایر وظایف مدیر رابطه ای تنگاتنگ دارد .

تعریف نظارت

نظارت فعالیتی است که بایدها را با هست ها و مطلوب ها را با موجودها و پیش بینی ها را با عملکرد مقایسه می کند و نتیجه این مقایسه ، تصویر روشنی از تشابه یا تمایز بین این دو گروه از عوامل خواهد بود که در اختیار مدیران سازمان ها قرار میگیرد . تعاریف مختلفی از نظارت و کنترل شده است که در همه آنها یک نقطه اشتراک وجود دارد و آن اینکه نظارت مقایسه بین آنچه هست و آنچه باید باشد است . عده ای از نویسندگان مدیریت ، نظارت را چنبن تعریف می کنند که : نظارت عبارت است از سنجش و اصلاح عملکرد برای به دست آوردن این اطمینان که هدف های سازمان و طرح های اجرایی آن با کامیابی به انجام رسیده است .

فرآیند نظارت

فرآیند نظارت و کنترل دارای چهارمرحله ذیل است :

۱) تعیین استاندارد ها و معیارهایی برای اندازه گیری

۲) اندازه گیری عملیات و عملکرد

۳) مقایسه عملکرد با استانداردها

۴) اقدامات اصلاحی

تعیین استاندارد ها و معیارهایی برای اندازه گیری :

تعیین استاندارد که برای موفقیت و کارآیی یک سیستم نظارتی لازم و ضروری است، عبارت است از بیان کردن هدف های سازمان در قالب نتایج قابل اندازه گیری و دقیق.

در تعیین استاندارد و معیار ، تأکید اصلی بر این است که اهداف سازمان بصورت کمی و قابل سنجش بیان شوند چرا که اهدافی که بصورت کیفی بیان شوند قابل اندازه گیری و سنجش نخواهند بود و این مسئله ، نظارت را با مشکل مواجه خواهد کرد . از این رو اهداف کیفی و کلی را هم باید به صورت هدف های ریز و کوچک و به صورت اعداد و ارقام ذکر کنیم تا هنگام نظارت بتوانیم آنها را مورد ارزیابی و سنجش قرار دهیم .

در یک تقسیم بندی کلی می توان استانداردها را به دو نوع تقسیم کردد :

۱) استانداردهای کمی : مانند استانداردهای هزینه ، درآمد ، سرمایه و برنامه .

۲) استاندارهای کیفی : این نوع از استانداردها بر کیفیت تولیدات یا خدمات نظر دارند و مطلوبیت آنها را تعیین می کند .

۲) اندازه گیری عملکرد و عملیات :

یکی از مراحل مهم و اساسی در فرآیند نظارت ، تهیه و جمع آوری اطلاعات لازم در مورد عملکرد و عملیات است . یک سیستم نظارتی بدون در اختیار داشتن اطلاعات کافی و صحیح و به موقع نمی تواند نقش موثری ایفاء کند ، بنابراین طراحی یک شبکه اطلاعاتی که قادر باشد برای مسئولان مربوطه اطلاعات لازم را فراهم ساخته و به موقع در اختیار آنان قرار دهد ، امری حیاتی و ضروری در نظارت است و از آنجا که نظارت دائمی و مستمر بر عملکرد افراد و یا فرآیند کارها، به دلایل متعدد از جمله هزینه و وقت زیاد ، امکان ندارد ، لازم است که در جمع آوری اطلاعات به نقاط مهم و حساس توجه بیشتر نموده و اطلاعات مربوط به آنها را جمع آوری نمائیم . چراکه این کار باعث به دست آوردن نتایج بیشتر با هزینه و وقت کمتر می شود ، پس در این مرحله دو نکته اساسی وجود دارد :

یکی اینکه نظارت در کجا و چه نقاطی باشد و دوم اینکه اطلاعات بدست آمده به چه اندازه باشد .

۳) مقایسه عملکرد با استانداردها :

مرحله سوم در فرآیند نظارت، این است که اطلاعات مربوط به عملکرد واقعی و عملیات انجام شده را با استاندارها و معیارها مقایسه و تطبیق کنیم . مقایسه اطلاعات واقعی با شاخص ها و استانداردهای باید به گونه ای باشد که هم قابل فهم باشد و هم امکان تصمیم گیری و اقدامات اصلاحی را ممکن سازد . در ارائه اطلاعات و مقایسه آن با استانداردها ، بهتر است از جدول هایی استفاده شود که مقایسه آنها برای مسئولان و مدیران آسان باشد و گزارش ها در این مورد به گونه ای تهیه شود که مطالعه و تجزیه و تحلیل آنها کار دشواری نباشد .

۴) اقدامات اصلاحی :

بعد از این که میان عملکرد یا عملیات واقعی و استانداردها ، مقایسه و تطبیق انجام شد در صورتی که نتیجه حاصل از مقایسه حاکی از آن باشد که پیش بینی ها به درستی عمل شده و عملکرد با استاندارد مطابقت دارد ، در آن صورت هیچ اقدامی لازم نیست لیکن اگر نتیجه مقایسه حاکی از وجود انحرافات و مغایرت هایی میان عملکرد واقعی و استاندارد باشد ، باید علت یا علت های این مسأله را جستجو کرده و در جهت رفع آنها و انجام اقدامات اصلاحی اقدام کرد . ذکر این نکته هم لازم است که اگر اختلاف بین نتایج بدست آمده و پیش بینی های برنامه خیلی زیاد باشد ، بهتر است خود برنامه و هدف های آن نیز مورد تجدید نظر قرار گیرد . زیرا یا توجه لازم و مناسب به منابع و امکانات موجود نشده و یا اینکه پیش بینی ها و جهت گیری برنامه ریزی اشتباه بوده است که در هر دو صورت انجام اقدامات اصلاحی و تصحیح انحرافات ، امری لازم و ضروری است .

 


برای نظر دادن ابتدا باید به سیستم وارد شوید. برای ورود به سیستم اینجا کلیک کنید.